Gadget & GTD ¡qué me ha funcionado!

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Si ya sé que nos toca Organizar para poder hacer los cinco pasos del recorrido de trabajo en GTD, y la verdad toca pero no me gusta hacer temas demasiado largos y monótonos, así que aprovecho para dejaros un poco de descanso mientras procesaís.

Para que no perdáis el gusto por la productividad personal vamos a hacer una modesta y personal review a algunas de las aplicaciones digitales que nos prometen la felicidad eterna o casi y que desgraciadamente nada saben de lo que es lidiar con el día a día que cada hijo de vecino tiene por delante. Si te aburre mi post la solución al final en solo diez segundos de lectura, pero espero que lo que viene antes te sea útil.

El mundo dígital es una ayuda importante.

En Sapiens&Co somos una consultora dígital, sabemos la eficiencia y rendimiento que usar las tecnologías nos aportan a nuestros procesos de trabajo cotidianos. El teléfono de la oficina nunca suena entre nosotros porque dropbox, whatssapp y Skype lo impiden.

Pero cada uno de nosotros somos diferentes, algunos disfrutamos usando plumas para escribir ideas sobre papel otros necesitan una pizarra para desarrollar mapas mentales y todos usamos las herramientas que mejor nos funcionan a cada uno.

 Advertencias, no te dejes engatusar por los diseños.

En esto de la productividad hay modas y en lo digital sino te pareces a un entorno “apple” no eres cool, es lo que hay, no lo crítico ni siquiera lo valoro pero nada como un entorno blanco con fondos minimalistas y fuentes depuradas para que nos quedemos enganchados. Y eso esta bien, pero no pierdas el norte, lo que buscamos es trabajar mejor, no sentirnos cool, si tienes ambas cosas perfecto.

La segunda y machacona advertencia es la básica, las herramientas digitales, apps en tu smartphone y toda la galaxia digital son herramientas y no el objetivo, así que por favor no olvides un cuadernillo físico, un boli y aprende a escribir notas en txt porque sino cuando la super aplicación desaparezca sin tu aprobación te vas a llevar un chasco y serás consciente de que te toca empezar de nuevo con la consiguiente pérdida de tiempo.

Loco por las tecnologías geeks o escribanos del medievo.

Somos inteligentes y sabemos que las posturas radicales son estúpidas o falsas directamente, yo soy un apasionado de la tecnología y aún así no te recomiendo que implantes lo último, no está testado y cambiar lo que te vale, tiene un coste de estudio, adaptación, tiempo y dinero.

Una pequeña máxima persona, vive como si no necesitas el mundo digital para todo y no serás su esclavo. Hazte la siguiente pregunta, si mañana se acaba el suministro ecléctrico para trabajar los ordenadores e internet no vuelve a funcionar que parte de tu trabajo no eres capaz de continuar?.

Miles de apps que te llevan al dorado.

Empezamos a seleccionar y nos encontramos que si ponemos “GTD” o “Productividad” hay de todo y casi todos nos gustan y nos prometen que son la solución del gestor de tareas que buscamos, de citas de lo que quieras. Como no somo tester profesionales no podemos perder la vida evaluando y evaluando aplicaciones, tenemos que trabajar en lo nuestro. Te recomiendo que hables con algún amigo que te lleve la delantera, que mires por twitter algún pérfil confianza y leas algo para orientarte porque sin ser selectivo y estar orientado previamente te hundiras en estas arenas movedizas.

La lista de aplicaciones GTD que yo uso.

Así que aquí tenéis unas cuantas recomendaciones para que si os pilla deciciendo si dejar el mundo outlook y similares o tenéis un poco de curiosidad para usar el portátil y el smartphone más que antes.

  • Moleskine de 192 páginas con marcador con lápiz, goma y sacapuntas. Si se acaba internet tú seguiras adelante. :-)
  • Listas de control: un papel o un post-it con las tareas más importantes del día. Con esto serás el master and commander frente a los que no saben trabajar sin web.

Ahora vamos en serio con el mundo digital no apple, que de Omnifocus y Things he oido maravillas a amigos usuarios pero no nos han presentado así que no puedo darte mi opinión.

En el móvil Apps.

para bloc de notas digital, grabador de voz y aplicación de uso general con uso en móvil:

Keep de Google: notas en el móvil, es perfecto pero es de Google. Yo los uso y proceso y borro las notas, ya sabes funciona pero lo quitarán.

Cámara de fotos: si tienes delante en la calle algo que anotar, saca una foto y te la mandas a la bandeja de entrada.

Grabador de voz: lo uso para conferencias, seminarios y te sirve de material de referencia después.

Evernote: estoy en  una segunda oportunidad a esta aplicación que parece ser el mejor recoje todo aunque me sigue pareciendo demasiado completo, extenso y caro su uso. Pero ya veremos. Lo tiene todo.

La que mejor nos ayudan en Sapiens: whatsapp de grupo, dropbox y Trello. ¡Esto es dar y no prometer!

Que he probado y desechado, pero cuidado que a tí te puede venir de perlas: las apps de pomodoro, con un cronómetro en cuenta atrás me sobra y no me complico. Wunderlist como gestor de listas, parece que ha mejorado mucho pero cuando lo estaba usando cambio la versión con nuevas funcionalidades y ya no volví a conseguir que hiciera lo que antes me funcionaba, un simple gestor de listas de control. Pero ahora dicen que es una maravilla, tu decides.

En Web y Ordenadores.

Queda claro que no me gusta trabajar siempre en Web, y en la nube, pero como prefiero lo bueno a lo malo, mi aplicación de referencia es una programa solo online, espero que con el tiempo puedan hacerlo funcionar offline. Creo que dropbox es el ejemplo perfecto de lo mejor de los dos mundos, tienes en la nube tus archivos y en tu ordenador también con un sincronización pefercta.

Yo vengo de los tiempos del wordperfect, he pasado por las perseguidas palms y he tenido outlooks con adaptaciones GTD, como el sistema de software de Stephen R. Covey y creo que a pesar de una excesiva dependencia web y de la nube estamos muchísimo mejor que antes,no tengo dudas.

Si tenemos servidor, si tenemos CRM, si tenemos ERP, pero esto no es una revisión de gestión de procesos, es productividad personal y aquí me quedo con estas dos, me gustan, me funcionan y  me son muy rentables. Dale un vistazo y me cuentas, y por supuesto no me pagan:

GTD en mi ordenador y reuniones de proyectos en equipo y a distancia.

#Facilethings: es fácil, es lógica, es sencilla y si no tienes ni idea de GTD con esta aplicación no te hará falta y con las explicaciones en el blog de Francico Sáez se te hará la luz. La pruebas gratís y dos puntos fuertes previos, llevan ya tiempo con lo que las mejoras ya estan disponibles y son de aquí.

#Symphonical: para tareas en equipo no hay nada mejor, notas sencillas, visuales, con plantillas de pizarras ya predefinidas para ahorrorte tiempo, con el gestor de reuniones de google integrado, google+ hangout, integraciones con agendas resueltas, todo sencillo y funciona, para proyectos en equipo no lo dudes si quieres una revisión por conferencia.

Y si no he mencionado Skype no será porque no lo uso. Ya sabes no pruebes una aplicación tras otra y dedicate a tu tarea, aprovecha lo bueno para lo que te haga falta. ¿Cuáles te funcionaron a tí?.

 

 

 

 

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